Choisir un logiciel de gestion de club d'arts martiaux

Certains clubs sont de véritables organisations, avec de nombreux adhérents répartis dans plusieurs villes, une hiérarchie de responsables techniques et d’antennes locales, et des cotisations plus complexes encore. D’autres se résument à deux senseis, un seul dojo et 20 élèves. Un logiciel de gestion de club d’arts martiaux adapté au premier type de club ne convient pas au second, et inversement. Ce guide vous aide à déterminer quel type de club vous dirigez et à choisir le logiciel qui lui correspond.

De quoi votre club a-t-il besoin dans un logiciel de gestion ?

Commencez par la façon dont les cotisations sont payées. Un club qui encaisse par carte ou par prélèvement SEPA a besoin d’un système qui encaisse lui-même l’argent. Un club où l’on paie en espèces ou par virement a seulement besoin de noter qui a payé. Comptez ensuite vos senseis, et décidez si les comptes élèves, les passages de grade, les réservations ou le marketing ont leur place dans le logiciel.

💶 Le mode de paiement des cotisations. Espèces, chèque, virement, carte ou prélèvement. Pour les espèces, vérifiez qu’un paiement se note en une seule étape à l’entrée du dojo, et que ce n’est pas un pis-aller réservé aux clubs qui se passent du prestataire de paiement de l’éditeur.

📋 Qui fait l’appel. Le pointage par les élèves eux-mêmes demande une borne ou une tablette près de la porte. Un sensei qui fait l’appel sur son propre téléphone n’a besoin de rien d’autre, et la routine de l’appel compte davantage que l’outil.

🥋 Combien de senseis. Deux senseis qui se partagent des groupes ont besoin de la même liste en temps réel, et il vous faudra convenir de qui note les présences et de qui encaisse.

📱 Comptes élèves ou parents. Les parents doivent-ils voir les cotisations, réserver des cours ou vous écrire ?

🎖️ Passages de grade. Le suivi des conditions de passage de ceinture doit-il se faire dans le logiciel, ou les registres de votre fédération et vos propres notes suffisent-ils ?

📣 Réservations et marketing. Limites de places, tunnels de conversion vers le cours d’essai et campagnes SMS. Un club qui ne fait pas de publicité s’en sert rarement.

🔒 Données des enfants. Avec des jeunes, vous vous demanderez qui voit leurs fiches et ce qu’elles deviennent quand vous partez.

Trois options : le papier, les applis simples et le logiciel de gestion de dojo complet

Ces réponses vous orientent vers l’un des trois types d’outils, et chacun est le bon choix pour certains clubs.

Le papier ou un tableur. C’est gratuit et ça fonctionne sans réseau, mais ça devient plus difficile à tenir à mesure que le club grandit. Les cellules minuscules sont pénibles à modifier sur un téléphone avant l’entraînement, chaque nouveau mois ou séance supplémentaire oblige à ajouter des colonnes à la main. Enfin, le cahier repart chez un seul sensei, tandis que les copies du tableur finissent par diverger. Si vous le gardez, un tableau de présences et de cotisations prêt à l’emploi vous évite de concevoir les colonnes.

Les applis simples de présences et de cotisations. Le sensei fait l’appel sur un téléphone et note les paiements réglés en dehors de l’appli, en espèces ou par virement. Dojoto fonctionne ainsi. Ces applis coûtent peu, et la mise en route consiste surtout à y entrer votre liste d’élèves.

Les systèmes complets de gestion pour les arts martiaux. Ils gèrent la facturation par carte ou par prélèvement, une appli ou un portail pour les adhérents et le suivi des ceintures, souvent avec réservations, décharges de responsabilité et marketing. Leur prix dépend du nombre d’adhérents actifs. En octobre 2026, les formules payantes les moins chères présentées ci-dessous commençaient à 34-40 € par mois pour les outils européens et à 49-99 $ pour les outils américains, hors options, et le tarif standard de Spark est de 199 $.

Logiciel de gestion de club d’arts martiaux : sept options passées en revue

Voici sept options. Certaines se disputent les mêmes clubs, tandis que d’autres sont conçues pour un tout autre type de club. Les prix datent d’octobre 2026 et changent souvent : vérifiez la page en lien.

Kicksite

Kicksite est une plateforme américaine tout-en-un. Les élèves pointent sur une borne avec un code PIN ou un code-barres. La facturation par carte et par prélèvement ACH est intégrée via ses partenaires de paiement, Basys et Stripe, et les espèces encaissées en dehors peuvent y être enregistrées. Ceintures, portail élève et outils de prospection sont inclus dans toutes les formules. En octobre 2026, le prix commence à 49 $ par mois jusqu’à 25 élèves actifs, avec 30 jours gratuits.

Convient moins : aux clubs qui veulent des prix en euros ou leur propre prestataire de paiement. Les prix sont affichés en dollars, et les paiements passant par un prestataire que Kicksite n’intègre pas y sont seulement enregistrés, pas encaissés. Sa politique de confidentialité couvre bien les droits RGPD des clients européens.

Gymdesk

Gymdesk, anciennement Martial Arts on Rails, est un logiciel de salle de sport doté de fonctions poussées pour les arts martiaux. Le pointage se fait sur borne (code, recherche par nom, code-barres ou QR) ou sur le téléphone de l’adhérent, et il existe une appli et un portail web pour les adhérents. Pour l’Europe, il prend en charge Stripe, prélèvements SEPA compris, et GoCardless. Le personnel peut marquer des espèces ou des virements comme payés, et les conditions de passage de grade peuvent tenir compte du nombre de séances suivies. En octobre 2026, la formule Micro coûte 75 $ par mois jusqu’à 50 adhérents actifs avec le prestataire de paiement de Gymdesk ou un partenaire agréé, 100 $ sans, avec 30 jours d’essai.

Convient moins : aux clubs qui veulent un logiciel dans leur langue ou des données conservées dans l’UE. Gymdesk cite l’anglais et le japonais comme ses langues natives et stocke les données personnelles principalement aux États-Unis.

Spark Membership

Spark Membership est conçu pour les propriétaires d’écoles qui misent sur la croissance. Les élèves pointent eux-mêmes via une appli gratuite ou une borne, et l’appli gère aussi les réservations et la messagerie. Les ceintures sont suivies grade par grade, et le marketing comprend les SMS en masse et les tunnels de vente. Le tarif standard est de 199 $ par mois avec 8 semaines d’essai gratuit ; en octobre 2026, la page arts martiaux propose 99 $ par mois, prix bloqué pendant 12 mois, également avec 8 semaines offertes. Les prix sont en dollars américains, hors taxes.

Convient moins : aux clubs qui ne font pas de publicité, puisqu’une bonne partie du prix paie le marketing, et aux clubs hors des États-Unis. Spark traite lui-même les paiements, vous ne pouvez donc pas utiliser votre propre prestataire, et ses conditions précisent que le service est fourni uniquement en anglais américain.

Kimono

Kimono est un outil en français et en anglais « pensé avec des sensei, pour des sensei ». L’enseignant fait l’appel sur un téléphone, ou les adhérents scannent le QR code de la séance. Il est hébergé dans l’UE, avec un portail familles et les grades kyu et dan. Les espèces et les chèques peuvent être marqués comme payés à la main, paiements partiels compris. En octobre 2026, la formule gratuite couvre un club jusqu’à 50 adhérents actifs. La formule Pro, à 39 € par mois ou 374 € par an pour un nombre illimité d’adhérents, ajoute la facturation via Stripe, les relances et l’export des données.

Convient moins : aux clubs qui veulent des paiements en ligne sans payer, puisque l’encaissement via Stripe est une fonction Pro. La page des tarifs range aussi l’export des données dans Pro : demandez ce que la formule gratuite vous laisse emporter avant d’y transférer vos fiches.

MatGoat

MatGoat est un logiciel pour le JJB et les dojos créé en 2024. Son site existe en quatre langues et l’appli en espagnol et en anglais. Les élèves pointent sur une borne installée sur votre propre tablette, ou le personnel note les présences depuis l’appli mobile. À côté des paiements par carte et SEPA via Stripe, il indique clairement que vous pouvez enregistrer des espèces ou des virements sur la fiche d’un élève. Ceintures, permissions des enseignants et applis natives pour les élèves sont inclus, et les données sont hébergées dans l’UE, avec un accord de traitement des données sur demande. En octobre 2026, la formule Basic coûte 40 € HT par mois jusqu’à 50 élèves et la formule Professional 60 € en illimité, avec 30 jours d’essai.

Convient moins : aux clubs qui veulent l’appli dans une autre langue que l’espagnol ou l’anglais, et aux clubs où l’on paie en espèces qui n’ont besoin ni d’applis élèves, ni de pointage sur borne, ni de paiements en ligne.

Dojos app

Dojos app affirme avoir été conçu pour les dojos plutôt qu’adapté d’un CRM générique. Il réunit présences, ceintures et cotisations, avec une grille de cotisations et des réductions pour les fratries, et les parents voient présences, ceintures et cotisations dans leur propre appli. Les cotisations sont suivies à la main ; il ne traite pas les paiements par carte. Il se déclare conforme au RGPD, avec des données hébergées dans l’UE ou dans d’autres juridictions. En octobre 2026, il coûte 34 € par mois jusqu’à 50 élèves, 44 € jusqu’à 75 et 52 € jusqu’à 100, avec 7 jours d’essai et sans engagement de longue durée.

Convient moins : aux clubs qui veulent garder élèves et parents hors du logiciel, ou qui veulent que les paiements par carte soient encaissés à leur place.

Dojoto

Dojoto est né dans un club de karaté et de ju-jitsu de Sofia, créé par l’un de ses senseis. Les senseis y utilisaient des cahiers ou Google Sheets, et les systèmes du marché visaient bien plus grand. Il enregistre les présences et les cotisations mensuelles, et rien d’autre. Seuls les senseis se connectent, chacun sur son propre téléphone, et touchent les visages de ceux qui sont venus ; élèves et parents n’installent rien. Un paiement en espèces ou un virement se note en un seul geste, avec le montant et le sensei qui l’a reçu. Chaque sensei voit ses propres groupes, le propriétaire voit tout, et les données sont hébergées dans l’UE. En octobre 2026, les 3 premiers mois sont gratuits, puis c’est 4 € par mois pour tout le club.

Convient moins : à tout ce qui dépasse l’appel et les cotisations. Il n’a ni paiements par carte ou prélèvement, ni appli élèves, ni passages de grade, ni relances automatiques, et il a besoin d’une connexion internet. Il est aussi en accès anticipé, et les clubs sont invités quelques-uns à la fois depuis une liste d’attente. Pour les très petits clubs, les formules gratuites coûtent moins cher : celle de Kimono (jusqu’à 50 adhérents) ou celle de ClubMon (jusqu’à 30 adhérents, gratuite au moins jusqu’au 31 octobre 2026).

Les logiciels d’arts martiaux comparés côte à côte

Trouver le meilleur logiciel pour votre club d’arts martiaux, étape par étape

Chaque étape ci-dessous ajoute des fonctions à la précédente, et le logiciel devient plus complexe et plus cher à mesure que vous descendez. Arrêtez-vous à la première étape qui couvre tout ce dont votre club a besoin.

FAQ

Combien coûte un logiciel de gestion de club d’arts martiaux ?

La plupart des systèmes facturent par paliers d’adhérents actifs, si bien que le prix grimpe à 25, 50 ou 100 élèves. En octobre 2026, les formules payantes les moins chères comparées ici allaient de 34 € à 99 $ par mois, avec un tarif standard de 199 $ chez Spark, hors frais de paiement et options. Les applis plus simples de présences et de cotisations coûtent moins cher, et certaines sont gratuites pour les très petits clubs.

Existe-t-il un logiciel gratuit pour club d’arts martiaux ?

Oui, avec des limites. Certains outils proposent des formules gratuites plafonnées en nombre d’adhérents, généralement 30 à 50 adhérents actifs, le plus souvent sans paiements en ligne. Un tableur partagé est gratuit lui aussi et convient bien à un sensei seul avec un petit groupe. Vérifiez ce que la formule gratuite laisse de côté, surtout l’export des données, avant d’y transférer toutes vos fiches.

Un logiciel d’arts martiaux peut-il gérer les paiements en espèces ?

Certains le peuvent, mais regardez comment. Dans plusieurs systèmes complets, noter des espèces est une étape manuelle à côté de la facturation par carte, et certains coûtent plus cher si vous utilisez votre propre prestataire de paiement. Les outils conçus pour les clubs où l’on paie en espèces ou par virement enregistrent chaque paiement en une étape, avec le montant et la personne qui l’a reçu. Testez-le avec un vrai paiement pendant l’essai.

Peut-on utiliser un logiciel de salle de sport comme Mindbody pour un club de karaté ?

Oui, et certains clubs le font. Les plateformes généralistes de fitness et de bien-être gèrent bien les cours, les paiements et le pointage, et plusieurs incluent un suivi des ceintures ou de la progression. Elles sont toutefois conçues pour des salles commerciales avec un accueil. Un petit club associatif tenu par des bénévoles y paie donc souvent des fonctions de planning, de vente et de marketing dont il ne se servira pas.

Faut-il un logiciel de gestion de dojo pour 30 élèves ?

Pas forcément. Beaucoup d’enseignants gèrent 30 élèves sur un registre papier ou un tableur sans difficulté. Un logiciel commence à se rentabiliser quand plusieurs senseis se partagent des groupes, quand plus d’une personne encaisse des espèces, ou quand vous voulez des paiements par carte ou une appli pour les parents. En dessous d’une vingtaine d’élèves réguliers, un tableur suffit généralement, même s’il n’est pas très pratique à modifier sur un petit écran de téléphone.