Feuille de présence arts martiaux gratuite et cotisations

Voici une feuille de présence gratuite pour les arts martiaux, avec les cotisations mensuelles, pensée pour un club de quelques groupes où l’on paie en espèces, par chèque ou par virement. C’est un seul fichier .xlsx qui s’ouvre dans Excel, LibreOffice et Google Sheets, et vous pouvez le télécharger tout de suite, sans e-mail, sans inscription et sans compte Google. Les présences et les cotisations sont sur des onglets séparés, parce que savoir qui s’est entraîné et savoir qui a payé sont deux questions différentes.

Télécharger le tableur (.xlsx, gratuit)

Ce que contient le fichier des adhérents du club

Le fichier compte quatre onglets, et le nom de chaque élève n’est saisi qu’une seule fois :

• Mode d’emploi : sept étapes courtes.
• Élèves : Nom, Groupe, Parent ou contact, Téléphone, Cotisation mensuelle, Date d’inscription et Notes.
• Présences : un onglet par mois, avec les dates d’entraînement en ligne 1 et un x pour chaque élève qui s’est entraîné.
• Cotisations : douze mois à partir du début de votre saison, une cellule par élève et par mois.

Il est livré avec huit élèves fictifs répartis en deux groupes, Enfants à 40 € par mois et Adultes à 50 €. Une enfant s’est blessée en septembre et il a été convenu qu’elle ne paierait pas ce mois-là, et un adulte n’a pas réglé sa cotisation d’octobre.

Limitez l’onglet Élèves à ces sept colonnes. Des dates de naissance et des notes médicales ne feraient qu’ajouter des données sur des mineurs dans un fichier partagé, et le RGPD demande des données limitées à ce qui est nécessaire.

Comment utiliser une feuille de présence pour les arts martiaux en cours ?

Remplissez la feuille une fois par entraînement, à un moment fixe, par exemple juste après le salut, avec un x dans la colonne du jour pour chaque élève présent sur le tatami. Saisissez à l’avance les dates d’entraînement du mois en ligne 1. Le tableur compte en ligne 2 les présents à chaque entraînement et, dans la colonne Total, les entraînements de chaque élève.

Les nouveaux élèves s’ajoutent d’abord dans Élèves ; dans Présences, choisissez le nom dans la liste déroulante et le groupe se remplit seul. Un retardataire reçoit son x quand il monte sur le tatami, et non de mémoire une fois rentré chez vous. Pour un nouveau mois, dupliquez l’onglet, effacez les croix et saisissez les nouvelles dates. Avant un passage de grade, la colonne Total montre à quelle fréquence chaque élève s’est entraîné. La routine est détaillée dans comment suivre les présences dans un club d’arts martiaux.

Noter les cotisations : montant, offert ou vide

Les cotisations reprennent les mêmes noms sur leur propre onglet, pour qu’un entraînement manqué ne passe jamais pour un paiement manqué. Mettez en D1 le mois où commence votre saison, et les onze suivants s’affichent automatiquement. Chaque cellule contient l’une de ces trois valeurs :

• Le montant, quand l’élève paie en espèces, par chèque ou par virement. La cellule passe en vert et la ligne 2 l’ajoute au total du mois.
• offert, pour un mois offert d’un commun accord, par exemple en cas de blessure. Elle passe en gris.
• Rien, tant qu’il n’a pas payé. Une fois le mois commencé, elle passe en rouge, et Mois impayés compte les cellules rouges de chaque élève.

Saisissez les espèces le soir même, pas en fin de mois. Si Cotisations est ouvert avant le cours, les cellules rouges indiquent qui relancer pendant que les élèves sont sur le tatami. Le tableur n’envoie pas de relances et n’encaisse aucun paiement, et ce n’est pas un document comptable ; il indique qui a payé quel mois.

Partager une seule copie entre enseignants

Avec deux senseis, le problème habituel, ce sont deux versions du fichier, avec des espèces notées dans l’une et pas dans l’autre. Déposez-le sur Google Drive ou OneDrive et partagez cette copie unique avec les enseignants seulement. Google Sheets peut modifier directement un .xlsx et le conserver au format Office, et celui qui reçoit l’argent le saisit.

Pour beaucoup de petits clubs, cela suffit pendant des années. Cela devient lassant pour des raisons pratiques, pas à cause du nombre d’élèves : taper dans de petites cellules sur un téléphone en plein cours, un nouvel onglet chaque mois, une liste qui n’est plus à jour. C’est là qu’une appli comme Dojoto rend service. Vous touchez les visages de ceux qui sont venus, les entraînements de chaque semaine apparaissent d’eux-mêmes, et un paiement en espèces est enregistré avec le montant et le sensei qui l’a reçu. Elle peut importer la liste des élèves depuis ce tableur. S’il vous faut plutôt le paiement par carte, le prélèvement automatique ou un accès pour les parents, un logiciel de gestion complet conviendra mieux.