Registro presenze Excel gratis per arti marziali e quote

Ecco un registro presenze Excel gratuito per le arti marziali, con le quote mensili, pensato per una palestra con qualche gruppo e quote pagate in contanti o con bonifico. È un unico file .xlsx che si apre in Excel, LibreOffice e Google Sheets, e puoi scaricarlo subito, senza email, registrazione o account Google. Presenze e quote stanno in schede separate, perché chi si è allenato e chi ha pagato sono due domande diverse.

Scarica il foglio di calcolo (.xlsx, gratis)

Cosa c’è nel foglio per la gestione delle quote mensili

Il file ha quattro schede, e il nome di ogni allievo si scrive una volta sola:

• Istruzioni: sette brevi passaggi.
• Allievi: Nome, Gruppo, Genitore o contatto, Telefono, Quota mensile, Data di iscrizione e Note.
• Presenze: una scheda per mese, con le date degli allenamenti nella riga 1 e una x per ogni allievo che si è allenato.
• Quote: dodici mesi a partire dall’inizio della tua stagione, una cella per allievo per mese.

Contiene otto allievi inventati divisi in due gruppi, Bambini a 40 € al mese e Adulti a 50 €. Una bambina si è infortunata a settembre e si è concordato che quel mese non pagasse, e un adulto non ha pagato ottobre.

Limita la scheda Allievi a queste sette colonne. Date di nascita e note mediche aggiungerebbero solo dati di minori a un file condiviso, e il GDPR chiede dati limitati a quanto necessario.

Come si usa il registro presenze Excel durante la lezione?

Compila il registro una volta per allenamento, in un momento fisso come subito dopo il saluto iniziale, con una x nella colonna del giorno per ogni allievo sul tatami. Scrivi prima nella riga 1 le date degli allenamenti del mese. Il foglio conta nella riga 2 i presenti a ogni allenamento e nella colonna Totale gli allenamenti di ciascun allievo.

I nuovi allievi si aggiungono prima in Allievi; in Presenze scegli il nome dal menu a tendina e il gruppo si compila da solo. Chi arriva in ritardo riceve la sua x quando sale sul tatami, non a memoria una volta a casa. Per un nuovo mese, duplica la scheda, cancella le x e scrivi le nuove date. Prima di un esame di cintura, la colonna Totale mostra quanto spesso si è allenato ogni allievo. La routine è spiegata meglio in come tenere le presenze in una palestra di arti marziali.

Segnare le quote: importo, esente o vuoto

Le quote usano gli stessi nomi in una scheda tutta loro, così un allenamento saltato non sembra mai un pagamento saltato. Metti in D1 il mese in cui inizia la stagione, e gli undici successivi si compilano da soli. Ogni cella contiene una di queste tre cose:

• L’importo, quando l’allievo paga in contanti o con bonifico. La cella diventa verde e la riga 2 lo aggiunge al totale del mese.
• esente, per un mese di pausa concordato, per esempio per un infortunio. Diventa grigia.
• Niente, finché non ha pagato. Una volta iniziato il mese diventa rossa, e Mesi non pagati conta le celle rosse di ogni allievo.

Registra i contanti la sera stessa, non a fine mese. Con Quote aperta prima della lezione, le celle rosse ti dicono a chi chiedere mentre è sul tatami. Il foglio non manda promemoria né incassa pagamenti, e non è un documento contabile; registra chi ha pagato e per quale mese.

Condividere un’unica copia tra istruttori

Con due sensei, il problema tipico sono due versioni del file, con i contanti segnati in una e non nell’altra. Caricalo su Google Drive o OneDrive e condividi quell’unica copia solo con gli istruttori. Google Sheets può modificare direttamente un .xlsx e mantenerlo in formato Office, e chi riceve i soldi li segna.

Per molte piccole palestre basta per anni. Diventa faticoso per motivi pratici, non per il numero di allievi: scrivere in celle minuscole sul telefono a metà lezione, una scheda nuova ogni mese, un elenco che non è più aggiornato. Qui può aiutare un’app come Dojoto. Tocchi i volti di chi è venuto, gli allenamenti di ogni settimana compaiono da soli e un pagamento in contanti viene registrato con l’importo e il sensei che l’ha ricevuto. Può importare l’elenco degli allievi da questo foglio. Se invece ti servono pagamenti con carta, addebito diretto o un accesso per i genitori, un gestionale completo è la scelta migliore.