Come scegliere un gestionale per arti marziali

Alcuni club sono vere e proprie organizzazioni, con molti iscritti in città diverse, una gerarchia di istruttori capo e sedi, e quote ancora più complesse. Altri sono un paio di sensei con un solo dojo e 20 allievi. Un gestionale per arti marziali adatto al primo tipo di club è la scelta sbagliata per il secondo, e viceversa. Questa guida ti aiuta a capire che tipo di club gestisci e a scegliere il software che fa al caso suo.

Cosa serve al tuo club da un gestionale per arti marziali?

Parti da come vengono pagate le quote. Un club che incassa con carta o addebito diretto SEPA ha bisogno di un sistema che muova denaro. Un club pagato in contanti o con bonifico deve solo registrare chi ha pagato. Poi conta i sensei e decidi se nel software devono entrare gli accessi per gli allievi, gli esami di grado, le prenotazioni o il marketing.

💶 Come vengono pagate le quote. Contanti, bonifico, carta o addebito diretto. Per i contanti, verifica che registrare un pagamento alla porta richieda un solo passaggio e non sia un ripiego per i club che non usano il sistema di pagamento del fornitore.

📋 Chi segna le presenze. Se gli allievi fanno il check-in da soli, serve un totem o un tablet vicino alla porta. Se il sensei segna le presenze sul proprio telefono non serve altro, e la routine delle presenze conta più dello strumento.

🥋 Quanti sensei. Due sensei che si dividono i gruppi hanno bisogno della stessa lista aggiornata in tempo reale, e conviene mettersi d’accordo su chi segna le presenze e chi incassa.

📱 Accessi per allievi o genitori. I genitori devono vedere le quote, prenotare le lezioni o scriverti?

🎖️ Esami di grado. I requisiti per la cintura devono stare nel software, o bastano i registri della tua federazione e i tuoi appunti?

📣 Prenotazioni e marketing. Limiti di posti, percorsi per le lezioni di prova e campagne SMS. Un club che non fa pubblicità li usa di rado.

🔒 Dati dei minori. Se alleni bambini e ragazzi, ti chiederai chi vede i loro dati e che fine fanno quando smetti di usare lo strumento.

Tre opzioni: carta e penna, app semplici e gestionali completi per dojo

Quelle risposte portano a uno di tre tipi di strumento, e ognuno è quello giusto per qualche club.

Carta e penna o foglio di calcolo. È gratis e funziona anche senza campo, ma diventa più difficile da gestire man mano che il club cresce. Le celle minuscole sono una seccatura da modificare sul telefono prima dell’allenamento, ogni nuovo mese o allenamento in più vuol dire aggiungere colonne a mano, e il quaderno torna a casa con un solo sensei mentre le copie del foglio smettono di coincidere. Se resti su questa strada, un foglio presenze e quote già pronto ti evita di progettare le colonne.

App semplici per presenze e quote. Il sensei segna le presenze sul telefono e registra i pagamenti che avvengono fuori dall’app, in contanti o con bonifico. Dojoto funziona così. App di questo tipo costano poco, e la configurazione consiste soprattutto nel caricare la lista degli allievi.

Gestionali completi per arti marziali. Gestiscono la riscossione con carta o addebito diretto, un’app o un portale per i soci e il monitoraggio delle cinture, spesso con prenotazioni, liberatorie e marketing. Il prezzo dipende dal numero di soci attivi. A ottobre 2026, i piani a pagamento più economici tra quelli qui sotto partivano da 34-40 € al mese per gli strumenti europei e da 49-99 $ per quelli statunitensi, esclusi i moduli aggiuntivi, e la tariffa standard di Spark è di 199 $.

Gestionali per arti marziali: sette opzioni esaminate

Ecco sette opzioni. Alcune si contendono gli stessi club, altre sono pensate per un tipo di club del tutto diverso. I prezzi sono aggiornati a ottobre 2026 e cambiano spesso, quindi controlla la pagina linkata.

Kicksite

Kicksite è una piattaforma statunitense tutto in uno. Gli allievi fanno il check-in al totem con un PIN o un codice a barre. La riscossione con carta e ACH è integrata tramite i suoi partner di pagamento, Basys e Stripe, i contanti incassati fuori dal sistema si possono registrare, e cinture, portale per gli allievi e strumenti per i potenziali iscritti sono inclusi in ogni piano. A ottobre 2026 parte da 49 $ al mese fino a 25 allievi attivi, con 30 giorni gratis.

Meno adatto a: club che vogliono prezzi in euro o il proprio fornitore di pagamenti. I prezzi sono in dollari, e i pagamenti fatti tramite un circuito che Kicksite non integra vengono solo registrati, non riscossi dal sistema. La sua informativa sulla privacy copre comunque i diritti GDPR dei clienti europei.

Gymdesk

Gymdesk, in precedenza Martial Arts on Rails, è un software per palestre con funzioni molto complete per le arti marziali. Il check-in si fa al totem (codice, ricerca per nome, codice a barre o QR) o dal telefono del socio, e ci sono un’app e un portale web per i soci. Per l’Europa supporta Stripe, compresi gli addebiti SEPA, e GoCardless; lo staff può segnare come pagati contanti o bonifici, e i requisiti per i gradi possono contare gli allenamenti frequentati. A ottobre 2026 il piano Micro costa 75 $ al mese fino a 50 soci attivi con il circuito di pagamento di Gymdesk o di un partner approvato, 100 $ senza, con 30 giorni di prova.

Meno adatto a: club che vogliono il software nella propria lingua o i dati conservati nell’UE. Gymdesk indica inglese e giapponese come sue lingue native e conserva i dati personali principalmente negli Stati Uniti.

Spark Membership

Spark Membership è pensato per i titolari di scuole che puntano a crescere. Gli allievi fanno il check-in da soli con un’app gratuita per i soci o al totem, e l’app copre anche prenotazioni e chat. Le cinture si seguono grado per grado, e il marketing comprende SMS massivi e funnel di vendita. La tariffa standard è di 199 $ al mese con 8 settimane di prova gratuita; a ottobre 2026 la pagina dedicata alle arti marziali offre 99 $ al mese bloccati per 12 mesi, sempre con 8 settimane gratis. I prezzi sono in dollari USA, tasse escluse.

Meno adatto a: club che non fanno pubblicità, perché buona parte del prezzo è marketing, e club fuori dagli Stati Uniti. Spark elabora i pagamenti da sé, quindi non puoi usare il tuo fornitore, e i suoi termini dicono che il servizio è fornito solo in inglese americano.

Kimono

Kimono è uno strumento in francese e inglese “costruito con i sensei, per i sensei”. L’istruttore segna le presenze sul telefono, oppure i soci scansionano il codice QR dell’allenamento. È ospitato nell’UE, con un portale per le famiglie e i gradi kyu e dan. Contanti e assegni si possono segnare come pagati a mano, compresi i pagamenti parziali. A ottobre 2026 il piano gratuito copre un club fino a 50 soci attivi. Pro, a 39 € al mese o 374 € l’anno con soci illimitati, aggiunge la riscossione tramite Stripe, i promemoria e l’esportazione dei dati.

Meno adatto a: club che vogliono i pagamenti online senza pagare, perché la riscossione con Stripe è una funzione Pro. Anche l’esportazione dei dati compare tra le funzioni Pro nella pagina dei prezzi, quindi chiedi cosa ti permette di portare via il piano gratuito prima di trasferirci i tuoi registri.

MatGoat

MatGoat è un software per BJJ e dojo nato nel 2024. Il sito è in quattro lingue e l’app in spagnolo e inglese. Gli allievi fanno il check-in al totem su un tuo tablet, oppure lo staff segna le presenze dall’app sul telefono. Accanto ai pagamenti con carta e SEPA tramite Stripe, dice chiaramente che puoi registrare contanti o bonifici nel profilo dell’allievo. Cinture, permessi per gli insegnanti e app native per gli allievi sono inclusi, e i dati sono ospitati nell’UE, con un accordo sul trattamento dei dati su richiesta. A ottobre 2026 Basic costa 40 € al mese IVA esclusa fino a 50 allievi e Professional 60 € con allievi illimitati, con 30 giorni di prova.

Meno adatto a: club che vogliono l’app in una lingua diversa da spagnolo o inglese, e club pagati in contanti a cui non servono app per gli allievi, check-in al totem e pagamenti online.

Dojos app

Dojos app dice di essere stata creata per i dojo invece che adattata da un CRM generico. Tiene insieme presenze, cinture e quote, con una tabella delle quote e lo sconto per i fratelli, e i genitori vedono presenze, cinture e quote nella loro app. Le quote si registrano a mano; non elabora pagamenti con carta. Dichiara la conformità al GDPR, con dati nell’UE o in altre giurisdizioni. A ottobre 2026 costa 34 € al mese fino a 50 allievi, 44 € fino a 75 e 52 € fino a 100, con 7 giorni di prova e nessun vincolo a lungo termine.

Meno adatto a: club che vogliono tenere allievi e genitori fuori dal software, o che vogliono farsi riscuotere i pagamenti con carta.

Dojoto

Dojoto è nato in un club di karate e ju-jitsu di Sofia, creato da uno dei suoi sensei. Lì i sensei usavano quaderni o Google Sheets, e i sistemi sul mercato erano pensati per molto di più. Registra presenze e quote mensili e nient’altro. Accedono solo i sensei, ognuno dal proprio telefono, e toccano i volti di chi è venuto; allievi e genitori non installano nulla. Un pagamento in contanti o con bonifico si registra con un tocco, con l’importo e il sensei che l’ha ricevuto. Ogni sensei vede i propri gruppi, il titolare vede tutto, e i dati sono ospitati nell’UE. A ottobre 2026 i primi 3 mesi sono gratis, poi 4 € al mese per tutto il club.

Meno adatto a: tutto ciò che va oltre il registro presenze e le quote. Non ha pagamenti con carta o addebito diretto, app per gli allievi, esami di grado o promemoria automatici, e ha bisogno di una connessione a internet. È anche in accesso anticipato, con i club invitati pochi alla volta da una lista d’attesa. Per i club molto piccoli i piani gratuiti costano meno: quello di Kimono (fino a 50 soci) o quello di ClubMon (fino a 30 soci, gratis almeno fino al 31 ottobre 2026).

Software per arti marziali a confronto

Il miglior software per la tua scuola di arti marziali, passo dopo passo

Ogni passo qui sotto aggiunge funzioni a quello precedente, e il software diventa più complesso e più costoso man mano che scendi. Fermati al primo passo che copre tutto ciò che serve al tuo club.

FAQ

Quanto costa un gestionale per arti marziali?

La maggior parte dei sistemi fa pagare a scaglioni in base ai soci attivi, quindi il prezzo sale a 25, 50 o 100 allievi. A ottobre 2026 i piani a pagamento più economici confrontati qui andavano da 34 € a 99 $ al mese, con la tariffa standard di Spark a 199 $, prima delle commissioni di pagamento e dei moduli aggiuntivi. Le app più semplici per presenze e quote costano meno, e alcune sono gratuite per i club molto piccoli.

Esiste un gestionale per arti marziali gratuito?

Sì, con dei limiti. Alcuni strumenti offrono piani gratuiti con un tetto di iscritti, di solito tra 30 e 50 soci attivi, in genere senza pagamenti online. Anche un foglio di calcolo condiviso è gratis e funziona bene per un sensei con un piccolo gruppo. Prima di trasferire tutti i tuoi registri, controlla cosa esclude il piano gratuito, soprattutto l’esportazione dei dati.

Un gestionale per arti marziali può registrare i pagamenti in contanti?

Alcuni sì, ma controlla come. In diversi sistemi completi registrare i contanti è un passaggio manuale accanto alla riscossione con carta, e alcuni costano di più se usi il tuo circuito di pagamento. Gli strumenti pensati per club pagati in contanti o con bonifico registrano ogni pagamento in un solo passaggio, con l’importo e chi l’ha incassato. Provalo con un pagamento vero durante il periodo di prova.

Posso usare un gestionale per palestre come Mindbody per un club di karate?

Sì, e alcuni club lo fanno. Le piattaforme generiche per palestre e benessere gestiscono bene corsi, pagamenti e check-in, e diverse includono il monitoraggio di cinture o progressi. Sono però pensate per attività commerciali con una reception, quindi una piccola ASD gestita da volontari spesso paga funzioni di calendario, vendita e marketing che non userà.

Mi serve un gestionale per dojo con 30 allievi?

Non necessariamente. Molti istruttori gestiscono 30 allievi con un registro presenze cartaceo o un foglio di calcolo senza problemi. Il software comincia a ripagarsi quando più sensei si dividono i gruppi, quando più di una persona incassa i contanti, o quando vuoi i pagamenti con carta o un’app per i genitori. Con meno di una ventina di allievi fissi, di solito basta un foglio di calcolo, anche se non è molto comodo da modificare sul piccolo schermo di un telefono.