Безплатен присъствен списък за тренировки и такси

Ето безплатен присъствен списък за тренировки с месечни такси, направен за клуб по бойни изкуства с няколко групи, в който таксите се плащат в брой или по банков път. Това е един .xlsx файл, който се отваря в Excel, LibreOffice и Google Sheets. Изтегляш го веднага, без имейл, регистрация или профил в Google. Присъствията и таксите са в отделни листове, защото кой е тренирал и кой е платил са различни въпроси.

Изтегли таблицата (.xlsx, безплатно)

Какво има в таблицата с членовете на клуба

Файлът има четири листа, а името на всеки ученик се пише само веднъж:

• Указания: седем кратки стъпки.
• Ученици: Име, Група, Родител или контакт, Телефон, Месечна такса, Записан на и Бележки.
• Присъствия: по един лист за всеки месец, с датите на тренировките на ред 1 и x за всеки ученик, който е тренирал.
• Такси: дванайсет месеца от началото на сезона ти, по една клетка за всеки ученик и месец.

В него има осем измислени ученици в две групи: Деца с такса 40 € на месец и Възрастни с 50 €. Едно дете се е контузило през септември и сте се разбрали този месец да не плаща. Един от възрастните не е платил октомври.

Остави листа Ученици с тези седем колони. Датите на раждане и медицинските бележки само ще добавят данни за непълнолетни в споделен файл, а GDPR изисква данните да са ограничени до необходимото.

Как да водиш присъствен списък за тренировки в залата?

Попълвай списъка веднъж на тренировка, в един и същ момент, например веднага след поздрава в началото. Слагаш x в колоната за деня на всеки ученик, който е на татамито. Датите на тренировките за месеца пишеш предварително на ред 1. Таблицата брои на ред 2 колко души са дошли на всяка тренировка, а в колона Общо колко тренировки има всеки ученик.

Новите ученици първо се записват в Ученици. В Присъствия избираш името от падащото меню и групата се попълва сама. Закъснелите получават своето x, когато стъпят на татамито, а не по памет вкъщи. За нов месец копираш листа, изтриваш отметките и пишеш новите дати. Преди изпит за колан колона Общо показва колко често е тренирал всеки ученик. Повече за самия ред на работа има в как да водиш присъствията в клуб по бойни изкуства.

Как записваш таксите: сума, „освободен“ или празна клетка

Таксите са в отделен лист със същите имена, така че пропусната тренировка никога не изглежда като пропуснато плащане. Сложи в D1 месеца, в който започва сезонът ти, и следващите единайсет се попълват сами. Във всяка клетка пишеш едно от три неща:

• Сумата, когато ученикът плати в брой или по банков път. Клетката става зелена, а ред 2 я добавя към събраното за месеца.
• освободен, за месец, в който сте се разбрали да не плаща, например заради контузия. Клетката става сива.
• Нищо, докато не е платил. Щом месецът започне, клетката става червена, а колона Неплатени месеци брои червените клетки за всеки ученик.

Парите в брой ги записвай същата вечер, а не в края на месеца. Ако отвориш Такси преди тренировка, червените клетки ти показват кого да попиташ, докато е на татамито. Таблицата не праща напомняния, не приема плащания и не е счетоводен документ. Тя записва кой за кой месец е платил.

Едно общо копие за няколко сенсеи

Когато сенсеите са двама, обичайният проблем е, че файлът има две версии. Парите в брой са записани в едната, а в другата ги няма. Качи файла в Google Drive или OneDrive и сподели това едно копие само със сенсеите. Google Sheets може да редактира .xlsx директно и да го запази във формат на Office, а който вземе парите, той ги записва.

За много малки клубове това стига за години. Таблицата започва да уморява по практически причини, а не заради броя ученици. Пишеш в мънички клетки на телефона по средата на тренировката, всеки месец правиш нов лист, а списъкът постепенно остарява. Тук помага приложение като Dojoto. Докосваш лицата на тези, които са дошли, тренировките за всяка седмица се появяват сами, а плащането в брой се записва със сумата и със сенсея, който го е взел. Dojoto може да импортира списъка с ученици от тази таблица. Ако вместо това ти трябват плащания с карта, директен дебит или профили за родителите, по-подходяща е пълна система за управление.