Plantilla de asistencia para artes marciales y cuotas

Aquí tienes una plantilla de asistencia para artes marciales con cuotas mensuales, gratis y pensada para un club con unos cuantos grupos que cobra en efectivo, por transferencia o por Bizum. Es un solo archivo .xlsx que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets, y puedes descargarlo ya mismo, sin email, sin registro y sin cuenta de Google. La asistencia y las cuotas van en pestañas separadas, porque quién ha entrenado y quién ha pagado son preguntas distintas.

Descargar la plantilla (.xlsx, gratis)

Qué incluye la hoja de cálculo de socios del club

El archivo tiene cuatro pestañas, y el nombre de cada alumno se escribe una sola vez:

• Instrucciones: siete pasos cortos.
• Alumnos: Nombre, Grupo, Padre/madre o contacto, Teléfono, Cuota mensual, Fecha de alta y Notas.
• Asistencia: una pestaña por mes, con las fechas de entrenamiento en la fila 1 y una x por cada alumno que entrenó.
• Cuotas: doce meses desde el inicio de tu temporada, una celda por alumno y mes.

Viene con ocho alumnos inventados en dos grupos, Infantil a 40 € al mes y Adultos a 50 €. Una niña se lesionó en septiembre y se acordó que ese mes no pagaba, y un adulto no ha pagado octubre.

Deja la pestaña Alumnos en esas siete columnas. Las fechas de nacimiento y las notas médicas solo añadirían datos de menores a un archivo compartido, y el RGPD pide que los datos estén limitados a lo necesario.

¿Cómo se usa una plantilla de asistencia para artes marciales en clase?

Marca la hoja una vez por entrenamiento y siempre en el mismo momento, por ejemplo justo después del saludo, con una x en la columna de ese día por cada alumno que esté en el tatami. Escribe antes en la fila 1 las fechas de entrenamiento del mes. La hoja cuenta en la fila 2 cuántos han venido a cada entrenamiento y, en la columna Total, cuántos entrenamientos lleva cada alumno.

Los alumnos nuevos se añaden primero en Alumnos; en Asistencia eliges el nombre en el desplegable y el grupo se rellena solo. Al que llega tarde se le pone la x cuando pisa el tatami, no de memoria en casa. Para un mes nuevo, duplica la pestaña, borra las marcas y escribe las fechas nuevas. Antes de un examen de grado, la columna Total te dice con qué frecuencia ha entrenado cada alumno. Encontrarás más sobre la rutina en cómo llevar la asistencia en un club de artes marciales.

Apuntar las cuotas: importe, exento o vacío

Las cuotas usan los mismos nombres en su propia pestaña, para que un entrenamiento perdido nunca parezca un pago pendiente. Pon en D1 el mes en que empieza tu temporada y los once siguientes se rellenan solos. Cada celda admite una de estas tres cosas:

• El importe, cuando el alumno paga en efectivo, por transferencia o por Bizum. Se pone en verde y la fila 2 lo suma al total de ese mes.
• exento, para un mes libre acordado, por ejemplo por una lesión. Se pone en gris.
• Nada, mientras no haya pagado. Cuando el mes ya ha empezado se pone en rojo, y Meses sin pagar cuenta las celdas rojas de cada alumno.

Apunta el efectivo esa misma tarde, no a final de mes. Si abres Cuotas antes de clase, las celdas rojas te dicen a quién preguntar mientras lo tienes en el tatami. La hoja no envía recordatorios ni cobra, y no es un documento contable; registra quién ha pagado qué mes.

Compartir una sola copia entre instructores

Con dos senseis, el problema habitual es tener dos versiones del archivo, con el efectivo apuntado en una y no en la otra. Súbelo a Google Drive o a OneDrive y comparte esa única copia solo con los instructores. Google Sheets puede editar un .xlsx directamente y mantenerlo en formato de Office, y quien cobra lo apunta.

A muchos clubes pequeños eso les basta durante años. Lo que cansa son cosas prácticas, no el número de alumnos: escribir en celdas diminutas en el móvil en mitad de la clase, una pestaña nueva cada mes, una lista que se va quedando desactualizada. Ahí es donde ayuda una app como Dojoto. Tocas las caras de quien ha venido, los entrenamientos de cada semana aparecen solos y un pago en efectivo queda registrado con el importe y el sensei que lo cobró. Puede importar la lista de alumnos desde esta hoja. Si lo que necesitas es cobro con tarjeta, domiciliación bancaria o acceso para los padres, un sistema de gestión completo te encaja mejor.