Tarjetas de asistencia de artes marciales: diseño y límites

Las tarjetas de asistencia de artes marciales funcionan mejor cuando cada tarjeta tiene una casilla por clase, tantas casillas como el mínimo de clases para tu examen de grado, y el sensei marca todas las tarjetas en el mismo momento de cada entrenamiento. No pongas dinero en la tarjeta, y guarda una copia del recuento de cada alumno en algún sitio que no sea la propia tarjeta. Un club pequeño con un solo sensei puede funcionar con tarjetas durante años sin problemas. Empiezan a fallar cuando un segundo sensei comparte la caja, un grupo entrena en dos salas o un padre pregunta cuánto debe su hijo y la respuesta está en otra lista.

Si solo vas a cambiar tres cosas de tus tarjetas:

• Imprime tantas casillas como el mínimo para el examen, así una tarjeta llena significa que el alumno ya ha hecho las clases.
• Recoge las tarjetas según llegan los alumnos y márcalas todas de una vez después del saludo inicial.
• Lleva las cuotas en una lista aparte que se quede en el club, aunque en la tarjeta quepan.

¿Para qué sirve una tarjeta de asistencia de artes marciales?

Una tarjeta de asistencia de artes marciales es una pequeña tarjeta impresa con una casilla por cada clase a la que va el alumno. En cada entrenamiento, el sensei pone la fecha o un sello en una casilla, y así la tarjeta muestra cuántas clases ha hecho el alumno desde su último examen de grado. Unos clubes guardan las tarjetas en una caja junto al tatami; en otros, cada alumno lleva la suya.

Si buscas el término, también te saldrán los bonos de clases, que son paquetes de clases pagados por adelantado. Se parecen, pero sirven para otra cosa, y en el apartado sobre cuotas explico por qué yo los mantendría separados.

Tarjetas en el club o tarjetas en manos del alumno. Lo que elijas decide cómo te van a fallar. Una caja que se queda en el club nunca se olvida en casa, pero una tarjeta que nadie saca del casillero deja un hueco en el registro.

En los grupos de niños, yo guardaría las tarjetas en el club, en una caja que viaje en la bolsa del sensei si la sala no tiene dónde guardarla. Los adultos se acuerdan mejor de traer la suya, y a algunos les gusta tener el registro en la mano antes de un examen.

Qué imprimir en una tarjeta de asistencia a clase

Las guardes donde las guardes, una tarjeta de asistencia a clase debería llevar lo menos posible. Cada campo de más es algo que rellenar en el tatami y, en una tarjeta que sale del club, algo que puede perderse con ella.

• Club y grupo: por ejemplo «Infantil 7-11, lunes y miércoles», para que una tarjeta extraviada encuentre el camino de vuelta.
• Nombre del alumno: nombre y apellidos, escritos igual que en la lista del club.
• Grado actual y fecha del último examen: la fecha importa porque la mayoría de los exámenes exigen un tiempo mínimo además de un número de clases.
• Casillas numeradas, una por clase: en cada casilla va la fecha y las iniciales del sensei que la marcó, o un sello con la fecha más las iniciales.
• Una línea de «clases anteriores» arriba: solo se usa en una tarjeta de sustitución, para el recuento que viene de una tarjeta perdida o llena.

Deja fuera los teléfonos, las fechas de nacimiento, las cuotas y las notas médicas. El RGPD pide que los datos personales estén limitados a lo necesario para su finalidad, y la finalidad de esta tarjeta es contar clases.

Ajusta la tarjeta a tus normas de examen. Shoto UK, por ejemplo, pide a los alumnos por debajo del cinturón marrón un mínimo de 26 clases desde su último examen, así que una tarjeta de 26 casillas se llena justo cuando el alumno cumple el requisito de asistencia. Consulta las normas de tu propia federación antes de imprimir un lote. Aikido Australia exige 30 clases y tres meses en el grado para el 5.º kyu, y por eso la fecha del último examen va en la tarjeta, junto a las casillas. Los grados superiores suelen pedir más clases, así que una segunda tarjeta o una cuadrícula más grande para los alumnos avanzados te ahorra volver a escribirlo todo.

De una hoja A4 salen cuatro tarjetas en cartulina A6 (105 x 148 mm), que se sostienen de pie en un casillero. Si imprimes cada grado en el color de su cinturón, al mirar la caja ves de un vistazo quién está cerca de un examen.

Descargar la plantilla de tarjeta de asistencia (.docx, gratis)

Cómo usar las tarjetas de asistencia de artes marciales en clase

Las costumbres al pasar lista son las mismas que con cualquier hoja de asistencia, y la guía para llevar el control de asistencia en un club de artes marciales las explica: quién marca, los que llegan tarde y dos senseis en un mismo grupo. Lo que sigue es solo lo que cambia con las tarjetas.

Marcar después del saludo inicial

Pide a los alumnos que dejen su tarjeta en una cesta al llegar y marca todo el montón después del saludo inicial, cuando ya están en el tatami todos los que van a venir. Marcar veinte tarjetas lleva un minuto o dos si un alumno avanzado te las va pasando en orden. Algunos clubes las marcan al terminar la clase; también vale, siempre que sea en el mismo momento. Un sello fechador autoentintable de papelería te ahorra escribir la fecha veinte veces, y tus iniciales al lado indican qué sensei dio la clase.

Antes de marcar, cuenta las tarjetas y compáralas con los alumnos que hay en el tatami. Si no cuadra, lo normal es que una tarjeta siga en el casillero o que alguien haya llegado tarde y se haya ido directo al tatami. Un alumno que viene de otro grupo no necesita nada especial: la tarjeta es del alumno, así que el entrenamiento cuenta para su total entrene donde entrene. Escribe la inicial del grupo en la casilla si tu club quiere verlo.

Tarjetas olvidadas y perdidas

La tarjeta olvidada es el problema más habitual cuando cada alumno lleva la suya. Ten unas cuantas fichas en blanco en la caja, apunta el nombre del alumno y la fecha, y pásalo a su tarjeta en el siguiente entrenamiento. En un hilo de un foro de 2018, un club ponía a hacer flexiones durante el resto de la clase a quien se olvidaba de apuntarse, y según contaban nadie se olvidaba dos veces. Una ficha es más amable.

Una tarjeta perdida es más complicada, porque el recuento se pierde con ella. Esto es lo que hay que hacer:

1. Haz una tarjeta nueva del mismo color y rellena la línea de «clases anteriores».
2. Toma el recuento de tu copia de seguridad y pon tus iniciales, para que otro sensei vea quién lo ha fijado.
3. Si no tienes copia, acuerda una cifra con el alumno o con su padre o madre y escribe «estimado» al lado.

La copia es lo que hace posible el segundo paso. A final de cada mes, copia el número de casillas de cada alumno en una libreta o en una hoja de cálculo. Para un grupo de veinte son unos diez minutos, y convierte una tarjeta perdida en una simple reimpresión en lugar de una discusión. Guarda cada tarjeta llena hasta el siguiente examen del alumno por si alguien pregunta, y luego devuélvesela o destrúyela.

¿Un bono de clases de artes marciales es lo mismo que una tarjeta de asistencia?

No. Un bono de clases es un paquete de clases pagado por adelantado, por ejemplo diez entrenamientos por 90 € en tres meses, y cada vez que se pica se gasta dinero ya pagado. Una tarjeta de asistencia solo registra quién ha entrenado. Se parecen, pero un bono es un registro de dinero, con las fechas de caducidad, los reembolsos y las discusiones que trae el dinero.

Esa diferencia es la razón por la que perder un bono duele más. Con una tarjeta de asistencia, perderla cuesta una reimpresión y apuntar las clases anteriores. Con un bono, son tres clases pagadas que el alumno dice que le quedaban y que el club no puede confirmar. Una clase sin picar es una clase gratis, y un niño que se rompe la muñeca a mitad del bono plantea la cuestión del reembolso.

Algunos clubes que cobran cuotas mensuales lo ponen todo en una sola tarjeta: el sensei pone sus iniciales en una casilla por cada clase y una franja aparte recibe un sello cuando se paga el mes. Funciona mientras la tarjeta se quede en el club. En cuanto se va a casa, se lleva tu único registro de quién ha pagado. Yo dejaría las cuotas fuera de la tarjeta del todo, en una lista que se quede en el club: alumno, mes, importe y quién cobró el dinero. La hoja gratuita de asistencia y cuotas tiene una pestaña de cuotas organizada así.

Si tu club vende paquetes de clases, para esa parte la herramienta adecuada es un bono o un sistema pensado para paquetes de clases. Dojoto registra cuotas mensuales y no descuenta sesiones de un bono.

Descargar la plantilla de bono de clases (.docx, gratis)

Cuándo dejan de funcionar las tarjetas de asistencia

Las guías de los proveedores de software señalan que sesenta alumnos son sesenta tarjetas cada noche, un límite real para una escuela comercial al que la mayoría de los clubes de voluntarios nunca llegan. En un club pequeño, las tarjetas suelen fallar por otros motivos.

Un segundo sensei. La caja va en la bolsa de un sensei. Cuando otro da la clase del jueves, o las tarjetas van y vienen entre dos personas o ese entrenamiento se apunta en un papel suelto para copiarlo después. Las iniciales en cada casilla muestran quién la marcó, pero la caja no puede estar en dos salas a la vez.

Un segundo lugar. Un club que entrena los lunes en el gimnasio de un colegio y los jueves en un centro cívico necesita la caja en los dos sitios, o dos cajas y alumnos cuya tarjeta siempre está en la otra.

Contar una temporada. Tu asociación o quien os alquila la sala puede preguntarte cuántos niños han entrenado este trimestre. Eso supone sumar a mano las casillas de cuarenta tarjetas, más las tarjetas llenas que ya están archivadas.

Las preguntas de los padres. «¿Cuántas clases lleva desde el examen de junio?» solo tiene respuesta si la tarjeta está en el club esa tarde. «¿Tenemos pendiente octubre?» está en otra lista, muchas veces en casa.

Nada de esto tiene que ver con el papel en sí. Viene de tener un solo registro que varias personas necesitan a la vez. Es el problema con el que me encontré cuando empecé a dirigir entrenamientos: los senseis de mi alrededor usaban libretas o Google Sheets, y ninguna de las dos cosas era rápida en el tatami ni fácil de compartir.

Aquí es donde más ayuda una app: en Dojoto cada sensei entra desde su propio móvil, y cuando uno marca a un alumno como presente, las pantallas de los demás senseis se actualizan solas. Un alumno que va atrasado con las cuotas lleva una etiqueta de «Sin pagar», así que el sensei puede responder a un padre en el mismo tatami. Los padres no instalan nada ni tienen que iniciar sesión.

Cómo dejar las tarjetas sin perder la costumbre

Lo que las tarjetas hacen bien merece conservarse sea cual sea el siguiente paso: una marca por alumno y entrenamiento, hecha siempre en el mismo momento. Una hoja de cálculo o una app solo ayudan si mantienen ese ritmo.

El paso a la hoja de cálculo. Llévate la caja a casa una vez y escribe el recuento actual de cada alumno en una columna de «clases anteriores», y después marca cada entrenamiento en una pestaña mensual. Los totales para un examen o una temporada pasan a ser una fórmula, y el archivo se puede compartir con todos los senseis. El inconveniente es que marcar una hoja de cálculo en el móvil en pleno tatami es engorroso, así que muchos senseis acaban apuntando en papel y pasándolo al ordenador en casa.

El paso a una app. Dojoto mantiene el ritmo de una sola marca con un toque en cada cara, y los entrenamientos de cada grupo aparecen solos. Puedes empezar a partir de una foto de una lista de nombres escrita a mano o de tu hoja de cálculo. Con el complemento de seguimiento de cinturones, cada examen queda en la página del alumno con su fecha, así que las clases desde el último examen salen directamente de la asistencia que ya marcas. No imprime tarjetas ni comprueba si un alumno cumple tus normas de examen. Si quieres los requisitos integrados en cada grado, eso lo hace un sistema completo de gestión; Gymdesk, por ejemplo, permite que los requisitos de un grado incluyan las sesiones asistidas (a octubre de 2026). Dojoto necesita conexión a internet, como la mayoría de las apps, y en una sala en un sótano sin cobertura una caja de tarjetas sigue siendo la mejor herramienta. Puedes ver cómo funciona la rutina de marcar asistencia y pagos con un toque antes de decidir.

Las tarjetas que funcionan bien no hace falta sustituirlas, y muchos clubes las conservan para siempre. Cuando las tuyas empiecen a fallar, cambia dónde se registra la marca y conserva el momento en que la haces. Si quieres mantener la costumbre de un solo toque y olvidarte de la caja de tarjetas, apúntate a la lista de espera de Dojoto.

FAQ

¿Sirven las tarjetas de asistencia para las clases de adultos?

Sirven, pero importan menos. Con los niños, las fechas de la tarjeta muestran enseguida quién ha dejado de venir, así que puedes hablar pronto con los padres. Los adultos suelen llevar su propio recuento, faltan a clase por el trabajo y vuelven por su cuenta. Muchos clubes usan tarjetas en los grupos infantiles y una lista sencilla para los adultos.

¿Pueden dos instructores compartir las mismas tarjetas de asistencia?

Sí, si la caja está siempre donde se entrena y cada sensei pone sus iniciales en las casillas que marca. Acordad quién se lleva la caja a casa y quién da la clase cada día. El sistema falla cuando los dos dan clase en salas distintas a la vez, porque un juego de tarjetas no puede estar en dos sitios.

¿Cuánto tiempo debe guardar un club las tarjetas de asistencia antiguas?

El tiempo suficiente para resolver cualquier duda sobre un examen de grado, que en la mayoría de los clubes significa hasta el siguiente examen del alumno. A partir de ahí, el recuento sigue en la tarjeta nueva o en tu copia mensual. Devuelve la tarjeta antigua al alumno o destrúyela, en vez de guardar años cajas con nombres de niños.

¿Merece la pena seguir usando tarjetas de asistencia?

Para un club pequeño con un solo sensei y una sola sala, sí. Las tarjetas son baratas, no necesitan cobertura ni batería y dan a los alumnos algo que tener en la mano antes de un examen. Se vuelven pesadas cuando varios senseis comparten grupos, el club entrena en dos sitios o necesitas los totales de una temporada entera.