Cartes de présence en arts martiaux : usage et limites

Les cartes de présence en arts martiaux fonctionnent le mieux quand chaque carte comporte une case par cours, autant de cases que le minimum exigé pour votre passage de grade, et que le sensei marque toutes les cartes au même moment de chaque entraînement. Ne mettez pas d’argent sur la carte, et gardez une copie du total de chaque élève ailleurs que sur la carte elle-même. Un petit club avec un seul sensei peut tourner avec des cartes pendant des années sans difficulté. Elles commencent à montrer leurs limites quand un deuxième sensei partage la boîte, qu’un groupe s’entraîne dans deux salles, ou qu’un parent demande ce que son enfant doit et que la réponse se trouve sur une autre liste.

Si vous ne changez que trois choses à vos cartes :

• Imprimez autant de cases que le minimum exigé pour votre passage de grade, pour qu’une carte pleine signifie que l’élève a fait ses cours.
• Ramassez les cartes à l’arrivée des élèves et marquez-les toutes d’un coup après le salut.
• Tenez les cotisations sur une liste à part qui reste au club, même si la carte a la place de les noter.

À quoi sert une carte de présence en arts martiaux ?

Une carte de présence en arts martiaux est une petite carte imprimée avec une case pour chaque cours suivi par l’élève. À chaque entraînement, le sensei date ou tamponne une case, si bien que la carte indique combien de cours l’élève a faits depuis son dernier passage de grade. Certains clubs rangent les cartes dans une boîte au bord du tatami, dans d’autres chaque élève garde la sienne.

En cherchant le terme, vous tomberez aussi sur les cartes de 10 cours, qui sont des forfaits de cours payés d’avance. Elles se ressemblent, mais elles ne servent pas à la même chose, et la partie sur les cotisations plus bas explique pourquoi je garderais les deux bien séparées.

Cartes gardées par le club ou par les élèves. De ce choix dépend la façon dont vos cartes vous feront défaut. Une boîte qui reste au club n’est jamais oubliée à la maison, mais une carte que personne ne sort du présentoir laisse un trou dans le relevé.

Pour les groupes d’enfants, je garderais les cartes au club, dans une boîte qui voyage dans le sac du sensei si la salle n’a pas de rangement. Les adultes pensent mieux à apporter la leur, et certains aiment avoir leur relevé en main avant un passage de grade.

Que mettre sur une carte de présence aux cours

Quelle que soit la façon dont vous les rangez, une carte de présence aux cours doit porter le moins d’informations possible. Chaque champ en plus est une chose à remplir sur le tatami et, sur une carte qui quitte le club, une chose qui peut se perdre avec elle.

• Club et groupe : par exemple « Enfants 7-11 ans, lundi et mercredi », pour qu’une carte égarée retrouve son chemin.
• Nom de l’élève : prénom et nom, avec la même orthographe que sur la liste du club.
• Grade actuel et date du dernier passage de grade : la date compte, parce que la plupart des passages de grade imposent un délai en plus d’un nombre de cours.
• Cases numérotées, une par cours : chaque case reçoit la date et les initiales du sensei qui l’a marquée, ou un coup de tampon dateur avec les initiales.
• Une ligne « report » en haut : utilisée seulement sur une carte de remplacement, pour le total repris d’une carte perdue ou pleine.

Laissez de côté les numéros de téléphone, les dates de naissance, les cotisations et les informations médicales. Le RGPD demande que les données personnelles soient limitées à ce qui est nécessaire au regard de leur finalité, et la finalité de cette carte est de compter les cours.

Dimensionnez la carte selon vos règles de passage de grade. Shoto UK, par exemple, demande aux élèves en dessous de la ceinture marron au moins 26 cours depuis leur dernier passage de grade : une carte de 26 cases est donc pleine pile au moment où l’élève remplit la condition d’assiduité. Vérifiez le règlement de votre propre fédération avant d’imprimer une série. Aikido Australia fixe 30 cours et trois mois dans le grade pour le 5e kyu, et c’est pour cela que la date du dernier passage a sa place sur la carte, à côté des cases. Les grades supérieurs demandent en général plus de cours, alors une deuxième carte ou une grille plus grande pour les élèves avancés vous évite de tout recopier.

Une carte au format A6 (105 x 148 mm) tient à quatre sur une feuille A4 et tient debout dans un présentoir. Imprimer chaque grade sur la couleur de sa ceinture vous permet de voir d’un coup d’œil, en regardant la boîte, qui approche d’un passage de grade.

Télécharger le modèle de carte de présence (.docx, gratuit)

Utiliser les cartes de présence en arts martiaux pendant le cours

Les habitudes d’appel sont les mêmes que pour n’importe quelle feuille de présence, et le guide pour suivre les présences dans un club d’arts martiaux les détaille : qui marque, les retardataires, deux senseis sur un même groupe. Ce qui suit ne concerne que ce qui change avec des cartes.

Marquer après le salut

Demandez aux élèves de déposer leur carte dans une corbeille en arrivant, puis marquez toute la pile après le salut, quand tous ceux qui doivent venir sont sur le tatami. Marquer vingt cartes prend une minute ou deux si un élève gradé vous les tend dans l’ordre. Certains clubs marquent plutôt après le cours ; ça marche aussi, du moment que c’est toujours au même moment. Un tampon dateur automatique acheté en papeterie vous évite d’écrire la date vingt fois, et vos initiales à côté montrent quel sensei a donné le cours.

Avant de marquer, comptez les cartes et comparez avec les têtes sur le tatami. Un écart, c’est en général une carte restée dans le présentoir ou un retardataire monté directement sur le tatami. Un élève qui vient d’un autre groupe ne demande rien de particulier : la carte appartient à l’élève, donc l’entraînement compte dans son total, quel que soit le cours où il s’entraîne. Notez l’initiale du groupe dans la case si votre club veut le voir.

Cartes oubliées et cartes perdues

La carte oubliée est le problème le plus courant avec les cartes gardées par les élèves. Gardez quelques fiches vierges dans la boîte, notez-y le nom de l’élève et la date, et reportez-les sur sa carte à l’entraînement suivant. Dans une discussion de forum de 2018, un club faisait faire des pompes jusqu’à la fin du cours aux élèves qui oubliaient de signer, et apparemment personne n’a oublié deux fois. Une fiche, c’est plus doux.

La carte perdue est plus embêtante, parce que le total disparaît avec elle. Voici comment faire :

1. Faites une nouvelle carte de la même couleur et remplissez la ligne « report ».
2. Reprenez le total dans votre sauvegarde et paraphez-le, pour qu’un autre sensei voie qui l’a fixé.
3. Sans sauvegarde, mettez-vous d’accord sur un nombre avec l’élève ou le parent, et écrivez « estimé » à côté.

C’est la sauvegarde qui rend la deuxième étape possible. À la fin de chaque mois, recopiez le nombre de cases remplies de chaque élève dans un cahier ou un tableur. Pour un groupe de vingt, cela prend une dizaine de minutes, et une carte perdue devient une simple réimpression au lieu d’une dispute. Gardez chaque carte pleine jusqu’au passage de grade suivant de l’élève au cas où quelqu’un poserait la question, puis rendez-la-lui ou détruisez-la.

Une carte de 10 cours d’arts martiaux, est-ce une carte de présence ?

Non. Une carte de 10 cours est un forfait de cours payé d’avance, par exemple dix entraînements pour 90 € à utiliser en trois mois, et chaque trou perforé consomme de l’argent déjà versé. Une carte de présence ne fait qu’enregistrer qui s’est entraîné. Les deux se ressemblent, mais une carte de 10 cours est un document financier, avec les dates d’expiration, les remboursements et les litiges qui vont avec l’argent.

C’est cette différence qui rend la perte d’une carte de 10 cours plus douloureuse. Avec une carte de présence, une carte perdue coûte une réimpression et un report de total. Avec une carte de 10 cours, ce sont trois cours payés qui, selon l’élève, lui restaient et que le club ne peut pas vérifier. Un trou oublié, c’est un cours gratuit, et un enfant qui se casse le poignet au milieu de son forfait pose la question du remboursement.

Certains clubs qui fonctionnent avec une cotisation mensuelle mettent les deux sur une seule carte : le sensei paraphe une case à chaque cours, et une bande à part reçoit un coup de tampon quand le mois est payé. Ça fonctionne tant que la carte reste au club. Dès qu’elle part à la maison, votre seul relevé de qui a payé part avec elle. Je laisserais complètement les cotisations hors de la carte, sur une liste qui reste au club : élève, mois, montant et qui a encaissé. Le tableur gratuit de présences et cotisations a un onglet cotisations organisé de cette façon.

Si votre club vend des forfaits de cours, une carte de 10 cours ou un système conçu pour les forfaits est le bon outil pour cette partie-là. Dojoto enregistre les cotisations mensuelles et ne décompte pas les forfaits de séances.

Télécharger le modèle de carte de 10 cours (.docx, gratuit)

Quand les cartes de présence en arts martiaux ne suffisent plus

Les guides des éditeurs de logiciels font remarquer que soixante élèves, cela veut dire soixante cartes chaque soir, une vraie limite pour une salle privée à but lucratif, que la plupart des clubs associatifs n’atteignent jamais. Dans un petit club, les cartes lâchent en général pour d’autres raisons.

Un deuxième sensei. La boîte vit dans le sac d’un sensei. Quand quelqu’un d’autre assure le cours du jeudi, soit les cartes passent d’une personne à l’autre, soit l’entraînement est noté sur un bout de papier à recopier plus tard. Les initiales dans chaque case montrent qui l’a marquée, mais la boîte ne peut pas être dans deux salles à la fois.

Un deuxième lieu. Un club qui s’entraîne dans un gymnase scolaire le lundi et dans une salle municipale le jeudi a besoin de la boîte aux deux endroits, ou alors de deux boîtes et d’élèves dont la carte est toujours dans l’autre.

Compter une saison. Votre fédération ou le propriétaire de la salle peut vous demander combien d’enfants se sont entraînés ce trimestre. Il faut alors additionner à la main les cases de quarante cartes, plus les cartes pleines déjà classées.

Les questions des parents. « Combien de cours a-t-elle faits depuis le passage de grade de juin ? » n’a de réponse que si la carte est au club ce soir-là. « Est-ce qu’on doit octobre ? » se trouve sur une tout autre liste, souvent restée à la maison.

Aucun de ces problèmes ne tient au papier en lui-même. Ils viennent d’un relevé unique dont plusieurs personnes ont besoin en même temps. C’est le problème sur lequel je suis tombé quand j’ai commencé à diriger des entraînements : les senseis autour de moi utilisaient des cahiers ou Google Sheets, et ni l’un ni l’autre n’était rapide sur le tatami ni facile à partager.

C’est là qu’une appli aide le plus : dans Dojoto, chaque sensei se connecte sur son propre téléphone, et quand l’un d’eux marque un élève présent, les écrans des autres senseis se mettent à jour tout seuls. Un élève en retard de cotisation porte un badge « Impayé », si bien que le sensei peut répondre à un parent sur le tatami. Les parents, eux, n’installent rien et n’ont pas de compte.

Quitter les cartes sans perdre l’habitude

Ce que les cartes font bien mérite d’être gardé, quelle que soit la suite : une marque par élève et par entraînement, faite au même moment à chaque fois. Un tableur ou une appli n’aide que s’il garde ce rythme.

L’étape du tableur. Rapportez la boîte chez vous une fois et saisissez le total actuel de chaque élève dans une colonne « report », puis marquez chaque entraînement dans un onglet par mois. Les totaux pour un passage de grade ou une saison deviennent une formule, et le fichier peut être partagé avec tous les senseis. Le hic, c’est que remplir un tableur sur un téléphone au bord du tatami est laborieux, si bien que beaucoup de senseis finissent par noter sur papier et tout saisir à la maison.

L’étape de l’appli. Dojoto garde le rythme d’une marque par élève sous la forme d’un appui sur chaque visage, et les entraînements de chaque groupe apparaissent d’eux-mêmes. Vous pouvez démarrer à partir d’une photo d’une liste de noms écrite à la main ou de votre tableur. Avec l’extension ceintures et passages de grade, chaque passage est enregistré avec sa date sur la page de l’élève, et les cours depuis le dernier passage découlent directement des présences que vous marquez déjà. Dojoto n’imprime pas de cartes et ne vérifie pas un élève par rapport à vos règles de passage de grade. Si vous voulez que les conditions soient intégrées à chaque grade, un logiciel de gestion complet le fait ; Gymdesk, par exemple, permet d’inclure le nombre de séances suivies dans les conditions d’un grade (en octobre 2026). Dojoto a besoin d’une connexion internet, comme la plupart des applis, et dans une salle en sous-sol sans réseau, une boîte de cartes reste le meilleur outil. Vous pouvez voir comment se marquent les présences et les paiements d’un simple appui avant de décider.

Des cartes qui fonctionnent bien n’ont pas besoin d’être remplacées, et beaucoup de clubs les gardent pour de bon. Quand les vôtres commencent à coincer, changez l’endroit où la marque est enregistrée et gardez le moment où vous la faites. Si vous voulez garder l’habitude du simple appui et vous passer de la boîte de cartes, inscrivez-vous sur la liste d’attente de Dojoto.

FAQ

Les cartes de présence fonctionnent-elles pour les cours adultes ?

Elles fonctionnent, mais elles comptent moins. Avec les enfants, les dates sur une carte montrent vite qui a arrêté de venir, pour en parler tôt à un parent. Les adultes tiennent souvent leur propre compte, manquent des cours pour le travail et reviennent d’eux-mêmes. Beaucoup de clubs gardent les cartes pour les enfants et une simple feuille d’appel pour les adultes.

Deux professeurs peuvent-ils partager les mêmes cartes de présence ?

Oui, si la boîte est toujours là où a lieu l’entraînement et que chaque sensei paraphe les cases qu’il marque. Mettez-vous d’accord sur qui rapporte la boîte et qui assure chaque jour. L’arrangement ne tient plus quand les deux enseignent dans des salles différentes le même soir, parce qu’un seul jeu de cartes ne peut pas être à deux endroits.

Combien de temps un club doit-il garder les anciennes cartes de présence ?

Assez longtemps pour régler toute question sur un passage de grade, ce qui pour la plupart des clubs veut dire jusqu’au passage de grade suivant de l’élève. Ensuite, le total figure sur la nouvelle carte ou dans votre sauvegarde mensuelle. Rendez l’ancienne carte à l’élève ou détruisez-la, plutôt que de garder pendant des années des boîtes pleines de noms d’enfants.

Les cartes de présence valent-elles encore la peine ?

Pour un petit club avec un seul sensei et une seule salle, oui. Les cartes coûtent peu, ne demandent ni réseau ni batterie, et donnent aux élèves un relevé à tenir en main avant un passage de grade. Elles deviennent pénibles quand plusieurs senseis se partagent des groupes, que le club s’entraîne dans deux lieux ou qu’il faut les totaux d’une saison entière.